Inadecuado Control Financiero:

La falta de un adecuado control financiero es una de las características más comunes de empresas que presentan deterioro en su performance. En estos casos la administración es incapaz de determinar en qué productos o servicios, o bien en qué clientes se está perdiendo dinero. Peor aún, en situaciones de crisis financiera, qué productos o qué negocios generan caja o bien cuáles la consumen.

Generalmente, la falta de un control financiero se evidencia en la ausencia de una o bien todas las siguientes herramientas de control:

  • Cash-Flow forecast
  • Efectivos sistemas de costeo
  • Control presupuestario
  • Monitoreo de KPIs adecuados

En muchas empresas la única fuente de información financiera es el balance anual preparado por contadores externos, y generalmente con fines tributarios.

La contabilidad financiera, si bien es muy útil, generalmente no provee información suficiente para el control financiero, ya que es información muy agregada y es recibida en forma muy tardía. Si en un hospital a los pacientes se les controla la temperatura corporal y la presión arterial, entre otros indicadores relevantes, en forma diaria y frecuente, lo mismo debería suceder con una empresa que evidencia problemas de deterioro. Una vigilancia constante sobre sus indicadores relevantes hará que se tomen las acciones correctivas a tiempo.

Pero no sólo el problema radica en la inexistencia de estos controles, sino que en muchas empresas el problema está en la implementación de controles inadecuados o ineficientes.

Sistemas de información mal diseñados: algunos sistemas son muy complejos de entender y de manejar, otros arrojan informes mal diseñados con información desestructurada o bien otros, lisa y llanamente, producen información errónea. Cuán común es ver que muchos directivos reciben “kilos” de reportes, luego de gastar semanas de analistas en su producción, que finalmente nadie lee. Generalmente no es trivial responder a preguntas tales como – ¿qué información es la que necesito recibir en el reporte?, o bien -¿ con qué frecuencia requiero el reporte?, o -¿a quiénes adicionalmente se le va a distribuir el reporte?

La administración debe recibir información UTIL, RELEVANTE, OPORTUNA y CORRECTA para una buena toma de decisiones. Parece obvio. Y por qué es tan difícil entonces obtenerla? Es muy importante diferenciar entre lo que se DEBE generar como información mínima e imprescindible y lo que sería DESEABLE tener. Generalmente entre ambos conceptos hay costos e inversión de tiempo muy relevantes.

La estructura organizacional muchas veces dificulta el control: Respecto de este problema es factible identificar dos situaciones recurrentes. Por un lado la “sobre-centralización” del control que lo dificulta en demasía y también que en ocasiones se sitúa en un escalón muy alto en la jerarquía organizacional. Es importante que el control de presupuesto y en ocasiones el control del P&L se sitúen en las unidades de negocios de manera descentralizada, brindándoles el “accountability” necesario para que sea oportunamente gestionado.

Finalmente otro de los problemas detectados que distorsiona el control financiero es la locación o distribución de los costos de “overhead”. Métodos de distribución de costos y sistemas de costeos hay varios, y si bien podemos debatir en las ventajas y desventajas de unos frente a otros, lo relevante en este punto es la consistencia y la consecuencia en la aplicación de los criterios definidos por la administración.